La implementación de nuevas tecnologías está aumentando en el sector educativo y no solo a causa de la pandemia. Las nuevas generaciones adoptan las tecnologías como parte de su día a día, por lo que más universidades y escuelas optan por el uso de Inteligencia Artificial para satisfacer estas necesidades y mejorar su nivel de calidad en educación. En este escenario aparecen los chatbots como parte del proceso de Transformación Digital de las instituciones educativas, dado que permite agilizar los procesos de atención y alcanzar una mayor interacción con los estudiantes.

Antes de comprender más acerca de las funciones de los chatbots, conozcamos primero por qué las instituciones del sector educativo de hoy deberían incluirlos como parte de su propuesta.

¿POR QUÉ UTILIZAR CHATBOTS?

Tal y como se comentó en párrafos anteriores, evidentemente los alumnos de hoy, en su gran mayoría, pertenecen a dos grandes generaciones. Estas son la Generación Y (Millennials) y la Generación Z (Centennials). Para ellos el uso de la tecnología es parte de su día a día, son inmigrantes y nativos digitales. En este contexto, buscan inmediatez y transparencia en las respuestas por parte de las instituciones, son más exigentes e impacientes. Por tal motivo, los chatbots cumplen la función de brindar información rápida y específicas de acuerdo a sus necesidades.

Además, usualmente las instituciones educativas cuentan con demasiada información que es útil para el estudiante. A medida que la información crece, es más complicado organizarla. Y aún más que los alumnos tengan acceso a la misma de manera oportuna. En estos casos, un chatbot puede acceder a toda la información valiosa para el alumno y brindarla cuando este lo requiera a través de un canal inmediato como el chat.

Finalmente, alumnos más informados toman mejores decisiones. Cada vez que un alumno toma una decisión respecto a la elección de algún curso o carrera profesional, es una decisión fundamental para su futuro. Por ello, quieren sentirse seguros que las elecciones que realicen y la inversión que involucre se adapten a sus intereses académicos. En estos casos, los chatbots guían al estudiante en esta elección a partir de sus preferencias e historial académico, brindándole el detalle de cursos, horarios, pasantías, etc.

FUNCIONES DE LOS CHATBOTS

Prestar atención omnicanal

Ahora, una función que se destaca de los chatbots es la atención omnicanal. Esta propiedad permite que los alumnos o docentes puedan encontrar respuestas e interactuar con la institución a través de todos los medios en los que se encuentra disponible. Por ejemplo, un chatbot se puede integrar junto con las aplicaciones más usadas por los estudiantes como Facebook Messenger y Whatsapp.

Al automatizar la atención al estudiante en diferentes canales, la institución educativa es capaz de atender las necesidades del alumnado e interesados en cualquier momento y en la plataforma digital de su preferencia. Tal y como se comentó previamente, las nuevas generaciones buscan respuestas rápidas. Si no se cumple con ello, tanto las expectativas del estudiante como la reputación de la universidad se pueden ver perjudicadas.

Absolver consultas comunes

Una de las funciones más populares de los chatbots es el de apoyar al personal administrativo y a los maestros respondiendo preguntas que los nuevos o antiguos estudiantes suelen realizar cada ciclo académico. A modo de ejemplo se pueden presentar dudas respecto a becas estudiantiles, eventos o fechas importantes, intercambios estudiantiles, etc.

Además de ello, los chatbots también pueden ser útiles para los profesores y el personal administrativo. Estos pueden estar diseñados para guiar a los docentes y trabajadores administrativos en los procesos que ahora su institución ha digitalizado como es el caso del registro de notas, el envío y monitoreo de tareas, entre otras responsabilidades.

Brindar información personalizada

Así como el chatbot puede ser diseñado para responder preguntas comunes de los estudiantes, también puede brindar información personalizada dependiendo de los datos que se dispongan acerca de ellos. Como es el caso de recordatorios en semanas de exámenes o eventos importantes según su Facultad indique, también vencimientos de boletas de pagos o cuotas académicas, el cierre de cursos y registro de notas, y más.

De hecho, hoy en día los chatbots han optimizado su capacidad de autoaprendizaje. Esto permite mejorar la experiencia del usuario aprendiendo por sí mismos acerca de la persona con quien conecta. Esta funcionalidad de los chatbots satisface las necesidades del estudiante de hoy, siendo un medio que permita informar oportunamente al alumnado y permita a las instituciones mejorar sus procesos.

Simplificar el proceso de inscripción

Otra funcionalidad de los chatbots es la matrícula del alumnado. En este caso, las instituciones educativas pueden optar por tercerizar este proceso a sus asistentes virtuales. De esta forma, estos serán capaces de brindar información acerca de las instalaciones, las carreras o cursos, los profesores y otros procesos implicados. Así, las instituciones agilizarán el proceso de matrícula para los alumnos de hoy y aumentarán su número de inscritos.

Recopilar datos de estudiantes

Finalmente, los chatbots pueden ser diseñados también para recolectar información acerca de los intereses de su público objetivo y de la forma en la que interactúa con sus plataformas. En ese sentido, los chatbots facilitan a las escuelas y universidades recoger datos acerca de temas de interés de sus alumnos. Así las instituciones educativas conocerán los últimos temas demandados por los estudiantes, los cuales serán parte de su proceso de aprendizaje y desarrollo profesional.

El segundo punto es la interacción de los estudiantes con las plataformas digitales. En este caso, la recopilación de estos datos permite identificar puntos de mejora en la página web, añadir información solicitada frecuentemente y que no se encuentre en línea, y corregir fallos técnicos asociados al campus, página web, etc.

En conclusión, la implementación de chatbots no busca sustituir a los docentes ni al personal administrativo y/o de servicios. Sino que busca apoyar en tareas, en especial aquellas que suelen ser repetitivas. Hoy estos asistentes virtuales marcan una gran diferencia en las instituciones académicas, pues buscan agilizar diversos procesos. Mientras más simple y rápida sea esta experiencia, aumentan las probabilidades de que los alumnos de estas nuevas generaciones puedan continuar con sus cursos.

Asimismo, es de suma relevancia mencionar que nuestro objetivo respecto a la implementación de chatbots es que pueda aportar a brindar una educación integral al estudiante. Por medio de las funciones que nuestro asistente virtual realiza, las instituciones educativas pueden concentrar esfuerzos en brindar una experiencia de aprendizaje más participativa con la institución, promoviendo así un ambiente más innovador.

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